企业第几号文件?

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文件,是企事业单位、社会群体常使用的行政工具,用以发布各类规章制度或通告事项。在现代办公中,由于电子版文件的普及和电子公文的广泛传播,人们已经习惯了使用“文件”代替纸版文件的发送与接收。“文件”也成为大家耳熟能详的一个词语。 那么,企业发的第几号文件是什么意思呢?其实这就是一个表述问题——用数字表示顺序的称谓,类似于生活中的“第二件半价”“最后一波福利”等等。

以《企业会计准则》为例,2013年财政部就发布了第76号公告,宣布修改印发《企业会计准则》;而到了2014年,又发布了第59号通知,宣布了修订后的《企业会计准则》。显然,企业会计准则的修订不是一次两次了,而是经过了一次又一次的修订和完善才逐渐形成的。所以,我们在阅读企业文件时,经常可以看到诸如“关于印发XXX的通知(第X号)”“关于转发XXX的通知(第X号)”这样的字样。其中的“第X号”就是文件顺序编码的意思。

可能有的朋友会问,为什么不是按照发文的时间顺序编列号呢?事实上,为了保证文件间的有序性,避免无序叠插乱码,政府和企业通常会采用“分批发布,分步实施”的办法来制作文件。也就是说,当需要发布新规定时,先在文件中加以明确,然后分步骤实施,逐步推进工作。我们看到的文件通常都是“先印糊,再发布”——先印制完毕,但暂时不公开发布,等到条件成熟的时候,再正式公布。在这种情况下,自然就需要一种方法来确定文件和发文时间的关系。而顺序编码无疑是最简单有效的一种办法。你只需按照发文字号的编制规则,从第一项开始编号,一直往下编就行。

当然,为了保证各份文件之间的相对稳定性,避免频繁变动造成的混乱,一般情况下,文件的编号都是连续排序的——除了特殊情况外,不会出现前一份文件的第12条与后一份文件的第1条相互对应的情况。这也就从另外一个方面保证了“第X号”文件表达的准确含义。

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